制造业办公自动化OA系统设计大纲
 

前言

办公自动化（ Office Automation ，简称 OA ）是 20 世纪 70 年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术，从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在，办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。本大纲本着“结合实际、适度超前”的设计宗旨提出，目的是既符合目前设计要求，又具有远期规划功能，形成企业目标追求。

一） 办公自动化系统设计目标

管理是企业发展的推动力，也因管理而产生了办公事务，所以 OA 系统一定要架构于管理基础之上，必需融入管理的思想，让 OA 系统服务于管理，才能确保 OA 系统的有效性和实用性。 OA 系统要以计划为核心、以控制为手段，实现 “ 以人为本 ” 、 “ 动态控制 ” 、 “ 透明延伸 ” 的办公管理思想，办公自动化系统的设计必须与管理相结合。

•  实现个人工作管理

“ 个人工作管理 ” 系统解决个人工作效率的问题，包括个人总结、任务备忘、个人助理、日程管理、工作处理。

 “ 个人总结 ” 是个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳。可以按照每日、每周、每月或年度等进行分类总结，既方便查询又便于个人总结得失。管理人员可以要求员工每日、每周、每月或每年度给出其工作总结，也可以按需要的时间段进行分类统计，及时了解员工的工作和任务的进展情况，把握工作进度，总结工作得失。

“ 任务备忘 ” 提醒本人将要做的一些重要任务，既可由本人创建，也可以是其他相关人员创建或系统自动产生。

“ 个人助理 ” 是个人办公的计算机秘书，可以按信息种类建立自己的电子便笺、各种通信录，能够将各种常用信息迅速地分类保存，便于以后工作中查找使用，为个人办公提供更细致的服务。

“ 日程安排 ” 用来设置个人的工作日程，并在设定的时间给予提示，防止错过重要工作和活动。个人日程管理包括其他人安排给自已的工作、自已自行安排的工作或系统自动产生的工作，即可以避免时间冲突，又可以让其他人了解自己的日程安排。上级领导在 “ 组织日程 ” 中为下属人员安排的日程，在下属人员的 “ 个人日程管理 ” 中也能看到。

“ 工作处理 ” 包括工作描述、工作汇报、工作考核、参与人员及参与部门等，将每项工作分解开来，便于工作的管理。每项工作都配以甘特图，使工作表述得更加明了。

  按照工作性质，又将个人的工作分为“负责的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“ 已建的工作”等，这种清晰的工作分类，极大地方便了工作的查询和处理。

•  实现组织管理

     组织管理解决人与人之间联合工作的问题，并要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，系统地推进管理工作的制度化、标准化和规范化。工作标准也是人力资源考核的基本标准，系统可以方便灵活地建立用户的部门目录树和角色目录树，主要目标是将各部门、各个人的力量通过组织管理联合起来，最终达到预定管理目标。

  组织管理是针对各个企业中组织类的工作管理，分为部门工作管理、工作总结、部门日程及人事管理等。特点如下：

（ 1 ）各级管理人员可以查看其权限范围内的人员、部门的工作计划、工作总结及进度汇报等，同时对与其管理级别相对应的计划、总结等进行审核和调整等。

（ 2 ）部门一级的工作可以采用多种方式进行描述：列表的形式、甘特图形式、工作计划图（时标逻辑图、时标图、单代号图和横道图）形式、工作分解结构图形式及统计报表形式等。从各个层面和视角对工作的时间、逻辑关系、进度等进行体现。也可采用前锋线技术，可以即时、直观地反映工作计划和执行情况。

  （ 3 ）部门工作可以包含子工作。每项工作可被分解为具体子工作，子工作可以有自己的负责人、进程时间等，同时又与总体工作保持逻辑关系。这样，无论多复杂的工作分解开来处理都会清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加轻松。部门工作考核的功能也十分实用，只有管理人员才能使用工作考核的权限，可以对所管辖人员进行考核评价。工作考核也是建立在明确内设机构和工作岗位职责的基础上，分类分级明确工作目标，以动态考核为主、定性与定量相结合，实行全员能力和绩效考核，奖优罚劣。

  （ 4 ）管理人员可以查看所管辖范围内部门、人员的日程安排情况，并根据事务的重要性来安排下级人员的日程，同时可以查看部门日程安排、领导公开的日程，需要领导参加的可以通过日程安排给上级领导安排日程。总之，组织日程可以将参与此事务的相关人员一次进行安排，并设有提醒功能，与即时通讯系统紧密结合，将日程安排通过即时通分发给相关人员。

  （ 5 ）人的不确定性是企业人力资源管理最难把握的事。人事管理单元是部门工作管理中的一个组成部分，其内容包括个人资料、工作资料、履历表及附件表，管理者可时根据管理范围随时查看下属员工的基本信息，以便根据员工能力和特长安排工作。

     组织管理更加符合现代办公管理特点，是各级管理人员专用的系统，是各级管理人员系统地了解企业经营管理信息及辅助决策信息的重要工具。虽然组织办公工作涉及数据复杂，但此系统的操作比较简单，管理数据往往涉及到企业机密，所以用户进入系统时，必须进行身份认证。

．实现项目管理

   日常办公按类型分为两种，一种是事务型办公，一种是项目型办公。项目型办公在办公管理占的比重较大，项目管理中的组织计划是单位或部门对未来一定时间内要做的工作，从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排。工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，因此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人、参与人等，这样才能职责明确、操作有序、执行无误。

     上级领导可以通过项目管理的方式对所管理单位或部门进行任务安排、工作安排，任务、工作安排会自动落实到部门的负责人。各个部门负责人根据领导的统一安排，设定自已部门的具体目标，通过管理人员与员工持续、动态的沟通，明确员工的工作任务，采用确保完成任务实现目标的措施，然后各就各位，把详细的工作计划再分配下去。这样，上级领导就清楚要完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径，做到心中有数，这既与实际工作相结合，又为计划提供预见性信息。只有采用项目管理的方式，对组织计划进行动态控制，清楚所制订的措施、办法，才能顺利地完成任务，从而实现整体管理的目标。

二）办公自动化系统的功能设计

1 、建立内部的通信平台

通过建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

2 、建立信息发布的平台

通过在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

3 、实现工作流程的自动化

通过对工作流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

4 、实现文档管理的自动化

通过对各类文档（包括各种文件、知识、信息）按权限进行保存、共享和使用，提供方便的查找手段。应用 OA 前，在手工办公的情况下大量的文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和检索再利用是十分困难的。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，对新来的员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到企业积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

5 、辅助办公

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

6 、信息集成

与其它系统，如 CAD 、 ERP 、财务、后勤等各种业务系统相联，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

7 、建立企业知识库

可以建立企业知识管理平台：系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。

8 、实现分布式办公

可以支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。